54 الزاوية التوعوية
دون اعتراض رسمي »( لتحييد المسؤولية (. أو « أوصى المجلس بالتأجيل لحين استيفاء مستندات »( لحماية القرار (. كل كلمة تًحسب ، وكل تعبير له أثر قانوني مستقبلي.
بين الإدارة والمجلس: الترجمان الموثوق
يمثل أمين السر الترجمان الممؤسسي بين عالم الإدارة التنفيذية وعالم مجلس الإدارة. فهو من يستلم تقارير الإدارة ، ويعيد تقديمها للمجلس بصورة مناسبة ، ويبرمج وقتها وهو من ينقل توصيات المجلس بلغة قابلة للتنفيذ. وعلاقته بكلا الطرفين يجب أن تكون مبنية على الحياد والثقة والسرية أيضقاً ومن خلال هذا الموقع ، يمكنه أن يًسقهّل أو يًعقّد القرارات … حسب فهمه ودقة نقله للمعلومة.
سطرٌ واحد في محضر اجتماعٍ الشركة قد يغير مسارها بالكامل!
عندما يغيرّ سطر في المحضر مسار الشركة
قد يبدو سطر واحد في محضر الاجتماع بسيطً ا ، لكنه قد يعني الزامً ا قانونيًا أو تأجيل قرار أو إحالة لمزيد من الدراسة أو حماية من تضارب مصالح. وهكذا … يًمارس أمين السر سلطته عبر الورق.
دراسات حالة واقعية
حالة تعارض مصالح
قام أحد أعضاء المجلس بدفع المجلس للموافقة على صفقة مع شركة يملك فيها حصة. لم يًفصح عن العلاقة. أمين السر أدرج ملاحظة لرئيس الجلسة( خلسة) الذي قام بدوره بالطلب من « العضو بالإفصاح عن مصلحته في المعاملة ، ولكن رفض الإفصاح بوضوح » وفي الممحضر قام أمين السر بإضافة عبارة تًفيد بعدم اكتمال الإفصاح … وعند التحقيق ، أًعفي باقي الأعضاء من المسؤولية بسبب تلك الملاحظة.
كيف يكتسب أمين السر النفوذ دون سلطة ؟
بالثقة مع الوقت ، يصبح أمين السر هو المستشار الصامت
للرئيس ، وبالمعرفة ، فهو يعرف النظام واللوائح أكثر من الجميع وبالذاكرة ، وهو من يتذكر كيف تعامل المجلس مع قضية مشابهة قبل خمس سنوات وبالكتابة يكتب … هو من يترك الأثر.
مهارات أمين السر المؤثر: ما وراء الورق
لكي يكون أمين السر « قياديًا صامتًا «، عليه أن يمتلك مهارات تواصل دبلوماسي ، والفهم القانوني والتريعي ، ولديه حس تنظيمي رفيع ، وقدرة على التحليل والربط بالإضافة إلى حيادية مطلقة.
الجانب الأخلاقي والحيادية المطلوبة
لأن لأمين السر اطلاع واسع على التفاصيل ، فإن الزامه الأخلاقي أهم من سلطته الإدارية. لا يجوز له تفضيل طرف على آخر أو تسريب المعلومات أو التلاعب بالمحاضر. فالحيادية هنا ليست خيارًا … بل ضرورة وجودية.
في المجالس ، الصامت أحيانًا هو من يوجه المسار
في مجالس تًقاس فيها القرارات بالملايين ، وتًراقب من الجهات الرقابية والمساهمين ، لا يكون الأكثر صوتًا هو الأكثر تأثيرًا. بل من يفهم متى يصمت ، ومتى يكتب ، وكيف يصيغ … هو من يوجّه المسار الحقيقي للمجلس. أمين السر ، بهذا الممعنى ، ليس مجرد مسؤول إداري ، بل هو قائقدٌ خفي ، ومرجقعٌ قانوني ، وذاكرةً مؤسسية ، ومحركٌ هادئ للأحداث. فهل رأيت من قبل أمين سر غيرّ قرارًا … دون أن يتحدث كثيراً.